Контроль за сохранением производственных запасов

К производственным запасам относят:

сырье и материалы;

покупательные полуфабрикаты и комплектующие изделия;

топливо;

тару и тарные материалы;

строительные материалы;

материалы, переданные в переработку;

запасные части;

материалы сельскохозяйственного назначения;

другие материалы;

текущие биологические активы;

малоценные и быстроизнашиваемые предметы;

полуфабрикаты;

готовую продукцию;

продукцию сельскохозяйственного производства и товары. Основными заданиями во время проверки хранения производственных

запасов есть:

  • проверка состояния учета хранения материальных ресурсов;
  • проверка наличия остатка производственных запасов;
  • проверка порядка оприбуткування производственных запасов;
  • проверка порядка расходования ценностей;
  • проверка эффективности использования материальных ресурсов;
  • проверка правильности вычета потерь в пределах норм;
  • проверка правильности отнесения недостатков ценностей на материально ответственные лица.

Документация для проведения проверки хранения производственных запасов :

Журналы учета грузов, которые поступили (ф. М- 1);

Журнал регистрации довіреностей (ф. М- 3); Доверенность (ф. М- 26);

Прибыльный ордер (ф. М- 4);

Акт закупки;

Акт о принятии материалов (ф. М- 7);

Чек регистратора расчетных операций;

Лимитно-заборные карточки на получение материальных ценностей (ф.№ВЗСГ- 1);

Лимитно-заборные карточки на получение запасных частей (ф. № ВЗСГ- 2);

Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов (ф. М- 10);

Накладная(ф. № ВЗСГ- 9);

Карточка складского учета материалов (ф. М- 12);

Реестр принятия-сдачи документов (ф. М- 13);

Ведомость учета остатков материалов на составе (ф. М- 14);

Акт принятия оборудования (ф. М- 15);

Акт принятия-передачи оборудования к монтажу (ф. М- 15 а);

Материальный ярлык (ф. М- 16);

Акт о выявлении дефектов оборудования (ф. М- 17);

Сигнальная справка об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запаса (ф. М- 18);

Материальный отчет (ф. М- 19);

Инвентаризационное описание (ф. М- 21);

Акт о затрате давальческих материалов (ф. М- 23);

Карточка учета оборудования для установления (ф. М- 26);

Акт списания бланков довіреностей (ф. М- 2 а).

В каждом предприятии существует суровая организация учета, хранения и контроля производственных запасов. Ценности должны храниться в специально оборудованных помещениях. Например, запасные части размещаются на стеллажах в специальных ячейках. Внешняя сторона состава оборудуется подъездными путями и устройствами для разгрузки. К ячейке укладывается номенклатурный номер ценностей, название. В учетных карточках, которые находятся на составе, отображается движение ценностей и остаток. Окна в составе должны быть защищены решеткой, двери обитые железом или изготовленные из листового железа.

Остаток ценностей определяется по учетным карточкам. В случае необходимости уточнения остатка ценностей проводится контрольная инвентаризация отдельных наименований или групп. При несоответствии данных инвентаризации данным Главной книги разницу (при недостатке) относят на материально ответственные лица или (при излишке) оприходуют на соответствующие счета.

Для того, чтобы проверить порядок оприбуткування производственных запасов, необходимо выучить:

правильность складывания договоров между поставщиком и получателем производственных запасов;

соответствие номенклатуры качества полученных производственных запасов;

правильность отнесения недостатков при поступлении производственных запасов.

Договоры на снабжение производственных запасов должны быть составлены согласно действующему законодательству и иметь юридическую силу. Договор подписывается руководителями предприятий и должен иметь отпечатки печатей и быть завизированный главными бухгалтерами предприятий.

Качество производственных запасов, которые поставляются, должны проверяться, как правило, при получении производственных запасов. Если производственные запасы отгружены железной дорогой, то для сдачи ценностей необходимо вызывать телеграммой представителя поставщика. Это дает возможность или более качественно провести принятие-сдачу производственных запасов (при прибытии представителя поставщика), или направить претензии поставщику в случае недостатка продукции, или несоответствия ее установленным стандартам, которые указаны в договоре.

Для принятия-сдачи производственных запасов можно также пригласить представителя сельской администрации или представителя незаинтересованной организации. При этом они должны иметь доверенность на право участия в принятии-передаче груза.

Комиссией, которая создана для принятия таких грузов, складывается Акт принятия груза. Он при необходимости может быть отправлен в Арбитражный суд как приложение к заявлению-иску для принятия соответствующих решений.

При журнально-ордерной форме учета производственных запасов, которые поступили от поставщиков и подрядчиков, отображают за кредитом счета 631 "Расчеты с отечественными поставщиками" и за дебетом счетов 20 "Запасы", 21 "Текущие биологические активы", 22 "Малоценные и быстроизнашиваемые предметы", 25 "Полуфабрикаты", 26 "Готовая продукция", 28 "Товары".

Во время проверки оприбуткування грубых кормов можно пользоваться формулами: o для округлых средней высоты и низких скирд : О = (0,52П-0,44Ш) ШД; .

  • для округлых высоких скирд: О = (0,52-П- 0,46ШУШД
  • для плосковерхих, всех размеров: О = (0,56 П - 0 55Щ-Ш-Д;

для островерхих (шатровых) скирд: О- ((ПІІІ)/4) Д;

для низких округлых стогов: В = (СП2)/33;

для высоких круговерхих стогов: О = (0,0417-0,012С) С ;

для силосного хранилища: О = ((а + b)/2) HL. Значение показателей :

О-об'єм, м3; П - перекидка, м; Ш - ширина, м; Д- длина, м;

С- окружность на высоте 1 м от поверхности земли, м;

а - ширина основы силосного хранилища, м;

b - ширина верхней части силосного хранилища, м;

Н - высота силосного хранилища, м;

L - длина силосного хранилища, г.

Объем скирд во время проверки остатков кормов можно также определить за таблицами 5.15.4.1,5.15.4.2.

Очень важно проверить учет проведенных потерь, которые не дошли до потребления зерна, сахарной свеклы, картофеля, овоче-баштанних культур, плодов, скота и птицы при сборе, доработке, хранении, транспортировке, переработке и реализации. В общий объем расходов должны быть включены и расходы в пределах норм естественных потерь.

Учет потерь при уборке урожая зерновых культур должен охватывать все виды потерь, которые имели место на этой стадии, : оставленные на стерне колоски, обсыпки, невымолачивания, потери зерна в соломе, мякина, при сборе комбайнами и при разгрузке его из бункера; при сборе сахарной свеклы, картофеля - остатки продукции в почве.

Учет расходов во время доработки сельхозпродуктов охватывает расходы во время сортировки, калибрования, затаривании и переработки (овощей, плодов, картофеля).

Расходы во время хранения, транспортировки продукции учитываются в сельскохозяйственных заготовительных транспортных и торговых предприятиях и организациях.

Потери во время переработки учитываются в местах производства продукции сельского хозяйства и на промышленных предприятиях.

Потери во время реализации в сельскохозяйственных, заготовительных организациях определяются по данным первичного бухгалтерского учета в некоторых случаях путем специальных выборочных обследований.

Недостаток сельскохозяйственной продукции и других ценностей сверх нормы естественных потерь относится на субсчет 375 "Расчеты за возмещением нанесенных убытков". Во время проверки учитывается, что запись хозяйственных операций относительно недостатка ценностей сверх нормы естественных потерь должен осуществляться за такой формой записи :

1. Выявленный недостаток сельскохозяйственной продукции, сырья и других ценностей :

Дебет субсчета 947 "Недостатка и затраты от порчи ценностей", кредит счетов 26 "Готовая продукция", 20 "Производственные запасы", 27 "Продукция сельскохозяйственного производства", 28 "Товары", 22 "Малоценные и быстроизнашиваемые предметы".

2. Сумма, которая подлежит возмещению винным лицом рассчитывается за формулой, :

где вп - расходы для возобновления;

В - расходы на доставку, устранение повреждений.

Дебет субсчета 375 "Расчеты за возмещением нанесенных убытков", кредит субсчета 716 "Возмещения ранее списанных активов".

3. Отображено налоговое обязательство из НДС:

Дебет субсчета 716 "Возмещения ранее списанных активов", кредит субсчета 641 "Расчеты за налогами".

4. Начисленную сумму, которая подлежит уплате в бюджет, :

Дебет субсчета 716 "Возмещения ранее списанных активов", кредит субсчета 642 "Расчета за обязательными платежами".

5. Полученная сумма недостатка :

Дебет счета 30 "Касса", кредит субсчета 375 "Расчеты за возмещением нанесенных убытков".

При недостатке основных средств по вине материально ответственных лиц делаются аналогичные бухгалтерские записи. Однако вместо субсчета 716 "Возмещения ранее списанных активов" используется субсчет 746 "Другие доходы от обычной деятельности".

Таким образом, контроль потерь зерновых культур должен охватывать все виды потерь, которые имеют место в поле (на стерне, в колосе, в соломе), а также порчи и гибель зерна при хранении, переработке сельскохозяйственных, заготовительных организаций и потери во время транспортировки.

К потерям зерна на стерне включаются:

зерно, которое осталось на земле и несобрано;

зерно, которое осыпалось в результате передержания хлебов на корню и в валках;

зерно, которое просипалося из разных узлов комбайна при его работе, при разгрузке бункера, транспортировке.

Размеры потерь зерна на стерне определяются путем выборочного исследования в период массовой уборки урожая на участках, которые собираются прямым комбайнированием и прямым способом, после подбирания валков. Для этого на собранном участке отбирают метрівки размером 1 м2 в таком количестве:

  • на площади до 25 гектар - не менее 15;
  • на площади 25-50 гектар - не менее 20;
  • на площади больше 50 гектар - не менее 25.

Метрівки должны размещаться равномерно по диагонали поля без умышленного выбора места, включая покосы. Все зерна и колоски, зрізані полностью, частично или не зрізані, какие попали в метрівку, подбираются и обмолачиваются. Полученное зерно взвешивается. Общий вес собранного зерна делящийся на число отобранных метрівок и устанавливается средний вес потерь в граммах на одну метрівку. Для определения потерь в килограммах на 1 гектар средний вес потерь из одной метрівки в граммах множится на 10 тыс. Результаты выборочного обследования записываются в специальной карточке обследования при уборке урожая.Для контроля потерь при обмолоте выделяют прокосами участок посеву не менее 40 м2, из которого должно быть собранно не менее 100 кг соломы и мякины. Потери в молотилке определяются при среднем режиме разгрузки комбайна. При определении потерь зерна от недомолачивания зерна в соломе берутся пробы из разных мест копны на соломотрясі или из валка.

Пробу колосков вымолачивают вручную и взвешивают. Свободное зерно в соломе определяют путем перетряски пробы, отделения свободного зерна, которое находится в ней, и взвешивания его. Потери в мякинные свободного зерна и от недомолота определяются путем сбора проб из разных мест передней, нижней части копны, где находится мякина. Общие потери зерна при обмолоте определяются путем добавления отдельных видов потерь. Потери зерна во время переработки определяются как разница между фактическими расходами зерна и количеством зерна, которое должно было быть потрачено за нормами на фактический выход готовой продукции (муку, крупу и др.). Данные о переработке продукции отображаются в отчете о переработке продукции, ф. 123.

Потери при транспортировке зерна от сельскохозяйственных предприятий определяют по данным товарно-транспортных накладных, ф. № 1-сг (зерно) как разницу физических ваг отправленного зерна заготовительным организациям.

При этом весы на зерноскладах в сельхозпредприятиях и в заготовительных организациях перед принятием зерна должны быть проверены, опломбированные органами Госстандарта и откалиброванные. Необходимо сурово следить за тем, чтобы взвешивалась каждая автомашина.

Сельхозпредприятия должны систематически проводить выборочные проверки правильности заполнения Весового журнала, Товарно-транспортных накладных (ф. № 1-сг), Сведений движения зерна и другой продукции (ф. № ПР- 6), Талонов комбайнера (ф. № ПР- 1), Талонов водителя (ф. № ПР- 2), Журналов учета выданных талонов (ф. № 188), Реестров принятия зерна от водителя (ф. № ПР- 5), Реестров принятия зерна весовщиком (ф. № ПР- 3), Выписок из реестров о намолоте зерна и собранной площади (ф. № ПР- 4), Актов на сортировку и сушение продукции растениеводства (ф. № ПР- 8), Расчетов переводу кочанов кукурузы полной спелости в зерно (ф. № 81 а).

Для дополнительного контроля потерь при транспортировке зерна в сельскохозяйственных предприятиях следует периодически проводить выборочные обследования. При этом необходимо:

взвесить пустую машину и машину с зерном. За разницей фактических ваг определить вес зерна;

взвесить просипане зерно;

на заготовительном пункте взвесить машину с зерном после пробега и пустую машину, за разницей ваг опять определить вес зерна;

тщательным образом собрать и взвесить зерно, которое осталось в кузове после разгрузки;

определить общие потери зерна во время транспортировки как разницу ваг к и после автопробегу, добавлять потери во время загрузки и разгрузки автомашин.

Результаты занести в карточку выборочного обследования потерь во время перевозки.

Расчет средних размеров по результатам выборочного обследования потерь во время транспортировки проверяются по такой схеме:

средний размер потерь во время перевозки определить как сумму потерь всех пробегов, разделенную на число пробегов автомашины;

средние потери во время загрузки и разгрузки определяют как сумму потерь всех обследований, разделенную на число обследований;

средние потери во время транспортировки определяют как средние потери во время перевозки, прибавленных к средним потерям во время загрузки и разгрузки.

Общий размер потерь во время транспортировки зерна должен быть откорректирован на допустимые отклонения в показателях ватт (+/ -0,1%).

К потерям зерна во время переработки включают потери, образованные во время изготовления муки, крупы и других хлебопродуктов. Они определяются на промышленных производствах (мукомольных, крупорушних, комбикормовых) за актами, составленными при зачищении промышленного комплекса, по результатам переработки зерна как разницы между количеством зерна, направленного в переработку, и количеством основной, побочной продукции, отходов, усушки (увлажнение).

В сельскохозяйственных предприятиях большое значение уделяется проверке порядка принятия, хранения и отпуска лісопродукції. К лісопродукції относят: лес кругл, доски, шпонов, фанеру, брус. К отходам относят: дрова, хворост, опилки.

Во время принятия и инвентаризации леса круглого поштучному обмеру подлежат деловые сортименты длиной больше 2 м, дровяные вытянутые длиной больше 3 м, деловые сортименты длиной до 2 м включительно.

Для установления объема леса круглого осуществляют намерение его толщины с помощью мерной вилки (скобы) или рулетки. Толщину ліса круглого определяют как полгрусти наибольшей и наименьшей толщины вершинного торца со следующим делением на 2, определив площадь круга за формулой:

где 5 - площадь круга, м2; г - радиус круга, г.

Устанавливают объем отдельного сортимента за формулой:

где Ь - длина отдельного сортимента, м; £-площа круга, м2.

Объем деловых сортиментов, очищенных от коры, заключенных в образование правильной геометрической формы (параллелепипеда), м3, определяют за формулой:

где И - длина геометрического образования, м;

Ш-ширина заключения, м;

К- коэффициент плотности древесины;

Н- высота заключения, г.

Коэффициент плотности древесины можно определить путем отношения длины чистой древесины (по диагонали) к полной длине диагонали.

Во время инвентаризации деловых сортиментов влажностью выше 25 % и выявленного недостатка можно списать на усушку в размере 2 % и для дров -З %. Дрова, хворост во время инвентаризации учитывают в складских метрах.

Вычеты кубатуры пиломатериалов (доски, брус) определяют путем измерения ширины, толщины и длины каждой доски. Такой способ измерения сортиментов во время инвентаризации называют поштучным.

Можно провести подсчет остатков лісопродукції путем отбирания проб. В этом случае отбираются пробы из разных мест. Размер проб устанавливается: для одной длины - не менее 3 % партии и не менее 60 досок; досок одной длины с примесями до 15 %, коротких - не меньше 4% партии и не менее 60 досок; досок разной длины - не меньше 7% партии и не менее 120 досок. Объем пробных сортиментов определяется путем поштучного обмера. При этом средний объем пробных досок определяется как среднее арифметическое значение отдельных объемов досок. Средний объем одной доски будет равен объему партии досок, разделен на количество досок в партии. Зная средний объем одной доски и количество досок, выявленных во время инвентаризации, определяется общий объем досок в хозяйстве.

Существует также пакетный способ определения остатков продукции во время проверки. Доски предварительно сортируют и складывают в правильные пакеты. Если доски имеют неодинаковую длину, то при складывании в пакеты они могут иметь стыки с более короткими сортиментами, для того, чтобы геометрическое формирование имело правильную форму.

Определяя длину, ширину и высоту пакета, находят объем лісопродукції в м3

В задание проверки расходования производственных запасов можно включить:

изучение каналов расходования производственных запасов;

целевое расходование ценностей;

нормы расходования ценностей.

Например, расходования семян на сев зерновых культур определяют за формулой:

где Н- норма сева семян;

А - абсолютный вес 1000 зерен;

К- количество всех зерен на 1 гектар, млн шт.;

X - хозяйственная пригодность семян, %.

При установлении остатков нефтепродуктов, когда отсутствующие калібровочні таблицы, их объем в емкостях можно определить с помощью математических моделей:

Объем нефтепродуктов в цилиндрических емкостях:

где У0 - общий объем цистерны, м3;

Уи - объемная заполненной части емкости, м3;

У3 - объем заполненной части, м3;

г-радиус емкости, м;

Ь - длина емкости, м;

И - высота незаполненной части емкости, которая отвечает высоте сегмента, м;

Ь - длина основы сегмента (поверхности нефтепродуктов), г. 2. Объем образующих сторон емкости (сферового сегмента) определяют за формулой:

где V -об'єм сферового сегмента, м3; Н - высота сферового сегмента, м; Д - радиус для сферового сегмента, м; г - радиус емкости, г.

3. Объем сферового сегмента для сферових емкостей определяют за формулой:

где И - высота слоевого слоя, м;

гІ - радиус поверхности испарения нефтепродуктов, м;

г2- радиус емкости по подтоварному слою, г.

Для определения массы нефтепродуктов необходимо в начале определить их плотность за формулой Д. І. Менделеева:

где г20 - плотность, которая доказана до температуры 20° С, см3;

Р, - плотность при ее измерении, г/см3;

а - поправка на 1° С, г/см3;

ї - температура в момент измерения плотности, 0 С.

Потом определяют массу нефтепродуктов за формулой:

где В - масса нефтепродуктов, кг, т; V - объем нефтепродуктов, м; Р" - плотность нефтепродуктов, г/см3; кг/дм3; т/м3 Температурную поправку находят из таблицы 5.15.4.3. При определении массы вязких нефтепродуктов на начатую определяют их плотность за формулой:

где Р - плотность нефтепродукта, который испытывается, г/см3; Р; - плотность смеси, г/см3; Р2- плотность растворителя, г/см3-

5.15.4.3 Температурная поправка при хранении бензина

Вязкие нефтепродукты перед определением плотности разбавляют жидким нефтепродуктом (1/1) известной плотности (обычно керосином). Потом с помощью нафтодозиметра определяют плотность полученной смеси.

Для установления соответствия остатка производственных запасов учетным данным проводят их инвентаризацию. Инвентаризация - это проверка ценностей в натуре. Она может быть полной или частичной (выборочной). Если выявлена недостача ценностей, то в этом случае необходимо определить предельно допустимые потери при их хранении.