Контроль за сохранением денежных средств

Основными заданиями контролю денежных средств являются:

проверка сохранения денежных средств в кассе, на банковских счетах и в расчетах;

проверка целевого использования денежных средств;

проверка правильности состояния хозяйственных операций из движения денежных средств;

проверка своевременности зачисления денежных средств на счета банка;

проверка своевременности оприбуткування денежных средств в кассу;

проверка своевременности возвращения денежных средств подотчетными лицами;

проверка своевременности перечисления средств с целью погашения задолженности за налогами и другими расчетами.

Кроме того, проверяют полноту поступлений денежных средств от реализации продукции, работ, услуг и других дебиторов.

Проверку кассовых операций начинают с инвентаризации кассы. Проверка кассы проводится в присутствии главного бухгалтера предприятия и кассира. При необходимости к проверке кассы могут быть привлеченные члены постоянной инвентаризационной комиссии.

Инвентаризацию кассы рекомендуется проводить в таком порядке:

  • взять у кассира справку о том, что в кассе не хранятся ценности других организаций и лиц;
  • узнать, заключен ли с кассиром договор о полной материальной ответственности и где он хранится;
  • выяснить, ознакомленный кассир ли с "Положением о ведении кассовых операций";
  • установить учетные сальдо за счетом "Касса" (из Главной книги);
  • после вынимания кассиром денежных средств и других ценностей из сейфа, кассир проводит пересчет их в присутствии ревизионной группы и главного (старшего) бухгалтера;
  • убедиться, что все ценности из сейфа вынуты;

внимательно следить за покупюрним и дрібномонетним пересчетом денежных средств и подсчеты зарегистрировать в рабочую тетрадь;

  • сложить промежуточный акт инвентаризации кассы.

В результате инвентаризации денежных средств складывается Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств.

Содержание акта должно отвечать цели проверки : выявление наличия денежных средств и ценных бумаг в кассе (фактически), которые значатся по учетным данным, результат инвентаризации (излишек, недостаток), объяснения причин излишка (недостатки), решения председателя предприятия об отображении в учете результатов инвентаризации.

Акт инвентаризации наличия денежных средств в кассе, что представленный в Положении о ведении кассовых операций, имеет форму:
В целом акт предназначено для отображения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств (наличности, почтовых марок и др.), которые находятся в кассе предприятия (организации).

О проверке движения и использовании денежных средств складывается акт в трех экземплярах, в котором выкладывается содержание нарушения с соответствующим обоснованием.

Ревизионная комиссия устанавливает наличие путем полного пересчета всех денег, которые находятся в кассе, пенных бумаг, лимитированных чековых книжек и т.п. Акт подписывается инвентаризационной группой и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается к бухгалтерии предприятия (организации), второй остается у материально ответственного лица, третий - у ревизионной группы. К началу инвентаризации от каждого материально ответственного лица берется расписка.

В случае изменения материально ответственных лиц акт складывается в двух экземплярах: один экземпляр акта передается к бухгалтерии, второй остается у материально ответственного лица, которое приняло ценности. Проверка сохранения денежных средств на банковских счетах проводится путем детального изучения выписок банка. При этом проверяются каналы поступления денежных средств и их использования. В части каналов поступления изучаются: от кого поступили денежные средства, их величина, за что, соответствие сумм выписанным счетам-фактурам, сроки поступления и др.

Для более точного изучения сохранения денежных средств в кассе проверяют порядок их поступления и использования. За несвоевременное оприбуткування наличности в кассу предприятия установленные штрафы в пятикратном размере неоприходованной суммы. Оприходовать наличность - значит провести все фактические поступления в кассу в кассовой книге, книге учета принятых и выданных кассиром денег (книге учета расчетных операций), книге учета прибылей и расходов, журнале регистрации прибыльных и расходных кассовых документов.В начале проверяют полноту оприбуткування поступлений денежных средств в кассу. Поступления могут быть: из счетов банка на выдачу заработной платы; из счетов банка на другие цели; за реализацию продукции, работ и услуг; возвращение подотчетных сумм; за путевки в санаторий; другие виды поступлений.

Во время принятия денежных билетов и мелких монет в кассу кассиры предприятий обязаны руководствоваться Общими правилами определения признаков платности денежных средств и мелкой монеты Национального банка Украины.

Оприбуткування наличности кассирами предприятий должно проводиться за прибыльными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, которое им уполномоченная.

На принятие денег в кассу обязательно должна выдаваться квитанция с подписями соответствующих лиц.

Поступления денежных средств на счета банка проверяют за такими каналами:

поступление денежных средств из кассы как невыплаченной зарплаты или возвращенных подотчетных сумм;

полноту поступления денежных средств за реализацию продукции от заготовительных организаций;

полноту поступления денежных средств из кассы за коммунальные услуги;

полноту поступления денежных средств из кассы других поступлений;

полноту поступления денежных средств на счета банка, дебиторской задолженности;

полноту поступления денежных средств зачтенных как ссуды банка;

другие виды поступлений.

Установлено, что с целью обеспечения максимального сохранения денежных средств и своевременности расчетов, предприятия и организации должны хранить свои денежные средства на счетах в банках. Например, в Постановлении Правления Национального банка Украины указано, что юридические лица, их филиалы, отделения и другие отделены подразделения, которые не имеют статуса юридического лица, и физические лица, в том числе физические лица - субъекты предпринимательской деятельности, открывают текущие счета, другие счета для хранения денежных средств и осуществление всех видов банковских операций в любых банках Украины в порядке, который устанавливается Национальным банком Украины.

Использование денежных средств определяется потребностями предприятия. Ревизионная комиссия, как правило, изучает каналы и целые использования денежных средств из кассы:

  • на приобретение товарно-материальных ценностей;
  • на оплату услуг посторонних организаций;
  • на погашение задолженности по заработной плате;
  • на погашение налогов;
  • на выплату дивидендов;
  • на предоставление помощи малообеспеченным семьям;
  • на оплату больничных;
  • на выплаты на командировку;
  • на другие цели.

Наличная выручка (наличность) предприятия, в том числе наличность, полученная из банка, используется на обеспечение потребностей, которые возникают в процессе их функционирования, а также для проведения расчетов с бюджетами и государственными целевыми фондами за налогами и собраниями (обязательными платежами).

Порядок использования денежных средств тесно связан с изучением их целевого назначения. Использование наличных средств из кассы может проводиться в соответствии с целью и предметом деятельности предприятия. Однако установленные ограничения пунктом 2.3 "Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине" № 637, что в течение суток сумма расчета с одним поставщиком за одним или несколькими платежными документами устанавливается Постановлением Правления Национального банка Украины. Эти же ограничения распространяются на расчеты, которые проводятся при получении наличности из карточного счета предприятия через корпоративную карточку. Но ограничения не действуют при:

расчетах с физическими, бюджетными и государственными целевыми фондами, добровольными пожертвованиями, благотворительной помощью, расчетах за использованную электроэнергию;

использование средств, выданных на командировку;

расчетах при закупке сельскохозяйственной продукции (группы 1-24 УкТ ВЕД, п. 2.15 Закона Украины "О государственной поддержке сельского хозяйства Украины" от 24.06.04 № 1877-1V).

Например, нельзя выдавать деньги тем лицам, которые полностью не отчитались за раньше получены денежные средства.

Аналогично исследуется порядок целевого использования денежных средств из счетов банка.

При этом необходимо проверить:

  • своевременность перечисления кредиторской задолженности;
  • полноту и соответствие величины денежных средств за счетами-фактурами;- возможность перечисления несуществующей кредиторской задолженности;
  • необходимость досрочного перечисления денежных средств за будущие поставки ценностей;
  • возвращение текущих и долгосрочных обязательств при отсутствии актов сверок;
  • полноту поступления денежных средств в кассу из счетов банка, используя данные выписок счетов, корешков чеков на получение наличных средств;
  • возможность приобретения ценностей, которые приобретены над нормативом;
  • возможность перечисления денежных средств "в долг":
  • возможность несвоевременного взыскания дебиторской задолженности;
  • своевременность предъявления исковых заявлений из возмещения долга;
  • своевременную сверку расчетов;
  • на другие цели.

Существуют случаи, когда необходимо скрыть разворовывание денежных средств из счетов банка, не в нарушение остатку за выпиской. В этом случае уменьшают обороти за кредитом и дебетом банковского документа. Поэтому во время проверки необходимо установить соответствие оборотів за выпиской, выданной предприятию с выпиской, которая находится в учреждении банка. Кроме того, с целью сокрытия разворовывания иногда полученную сумму в кассе отображают путем складывания бухгалтерской проводки как перечисленной организациям за услуги.

Для того, чтобы выявить правильность всех составленных хозяйственных операций из движения денежных средств, необходимо установить наличие первичных документов, Кассовой книги, корешков чековой книжки и соответствующих регистров : Журнала-ордера № 1 с. -г; № Из А с. -г, Главной книги, а также при автоматизированной форме учета - соответствующих регистров.

Во время проверки анализируется общее положение обращения из оприбуткування, расходование денежных средств и соответствие их банковским выпискам.

Проверку своевременности зачисления денежных средств на счет банка проводят путем сопоставления первичных документов (платежных поручений, аккредитивов, счетов-фактур и др.) с выписками банка. Могут быть случаи, когда несвоевременно выписаны первичные документы. В связи с этим необходимо проверить журнал регистрации первичных документов.

Аналогично проверяется своевременность зачисления денежных средств в кассу в том числе тех, которые поступили как возвращены от подотчетных лиц. Все денежные средства должны быть оприходованы в кассу в день оформления документов. При этом документы также должны оформляться своевременно.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир обязан подытоживать операции за день, определить остаток наличности в кассе на начало на следующий день и передать к бухгалтерии как отчет кассира другие экземпляры, которые являются отрывной частью листа Кассовой книги (каждого из записей в Кассовой книге за день), с прибыльными и расходными кассовыми ордерами под подпись в Кассовой книге. Наличность, которая выдана по расходным сведениям на выплаты, связанные с оплатой труда, должна отображаться в Кассовой книге после окончания сроков их выплаты. Закрытие кассовых документов должно проводиться в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине.

Выдача наличных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, позволяется на срок не больше 10 рабочих дней, а на все другие расходы (хозяйственные потребности) - на срок не больше двух рабочих дней. Если подотчетному лицу одновременно выданная наличность как на командировку, так и на решение в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе, для закупки сельскохозяйственной продукции в население и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выданная наличность подотчет на эти задания, может быть продлен до завершения срока командировки.

Выдача соответствующему лицу наличных средств подотчет проводится за условием отчетности ею в установленном порядке за раньше полученные подотчет суммы.

Проверка своевременности погашения задолженности за налогами проводится с целью избежания штрафов за несоблюдение сроков уплаты.

Поэтому для таких проверок применяют, как правило, предыдущий и текущий виды контроля. Для избежания таких нарушений главные бухгалтера должны пользоваться так называемым "налоговым календарем бухгалтера".

Например, наводятся такие конечные календарные сроки уплаты определенных видов налогов :

14 числа следующего за кварталом месяца